10 Tips voor Travel Managers – plannen na COVID-19

10 Tips voor Travel Managers – plannen na COVID-19 08 May 2020

Hoe zal reizen eruit zien als de wereld weer opengaat voor zaken? Hier zijn enkele praktische tips op basis van recente gesprekken met Key Travel-klanten.

De komende periode gaan we vaker informatie delen over onderstaande punten, dit om u te helpen veilig te blijven en vooruit te plannen.

1. Zet een Post-COVID-19-taskforce op.
Een klein, gecentraliseerd team met verschillende vaardigheden, zoals human resources, financiën en risico/beveiliging. Zij kunnen de weg uitstippelen en een goed doordachte aanpak overeenkomen passend bij de grootte en behoeften van uw organisatie. Hierbij rekening houdend met de huidige houding van werknemers tegenover reizen en hun veiligheid vooropgesteld

2. Definieer ‘essentiële’ zakenreizen tijdens deze overgangsperiode.
Nu de grenzen opengaan en de beperkingen versoepelen, hebben veel mensen misschien het gevoel dat ze dringende redenen hebben om te reizen. Definieer de algemene criteria en triggers van uw organisatie: wie mag reizen (zowel binnen als buiten Nederland), wanneer, naar welke bestemmingen en voor welk doel?

3. Communiceer het plan voor het hervatten van veilig reizen aan alle betrokkenen, met duidelijke verwachtingen en definities van wat ‘essentieel’ en ‘urgent’ reizen betekent.
Leg alternatieven uit, zoals het gebruik van een auto in plaats van het openbaar vervoer en mogelijkheden voor virtuele vergaderingen. Houd er ook rekening mee dat sommige mensen zich helemaal niet klaar voelen om te reizen.

4. Zorg voor een duidelijk proces voor het organiseren van reizen.
Inclusief eenvoudige begeleiding voor het aanvragen en opzetten van reizen, goed gedefinieerde risicocontroles en idealiter een simpel goedkeuringsproces.

5. Bekijk uw risico- en crisisbeheersingsprocedures
en zorg ervoor dat ze nieuwe inzichten weerspiegelen bij het aanpakken van COVID-19, zoals evacuatie en repatriëring en het beschermen van reizigers tijdens grenssluitingen en quarantainebeperkingen. Ons recente webinar behandelt veel verschillende aspecten van risico- en crisisbeheer die het overwegen waard zijn.

6. Zet uw reis- en zorgplichtbeleid af tegen nieuwe ervaringen, criteria en processen.
Overweeg om nieuwe criteria toe te voegen voor duurzaam reizen. Uw zorgplichtbeleid moet betrekking hebben op alle mogelijke gebeurtenissen, inclusief een toekomstige gezondheidscrisis, en moet ook verwachtingen schetsen over het gedrag en de loyaliteitsplicht van reizigers.

Met minder vluchten en meer veiligheidsprocedures, zal er minder beschikbaarheid zijn en zullen wachtrijen op luchthavens langer zijn dan voorheen. Vooruit boeken en plannen voorkomt dat reizigers een vlucht missen.

7. Boek flexibel.
Tijdens de eerste golf van het coronavirus profiteerden organisaties met flexibele tickets van het feit dat ze gemakkelijk opnieuw konden boeken of annuleren. Onze unieke non-profit tarieven hanteren flexibele voorwaarden met betrekking tot wijzigen en annuleren. Daarnaast bieden ze ook voordelen als extra bagagevrijdom en liggen de tarieven regelmatig lager dan gepubliceerde vliegtarieven met soortgelijke voorwaarden.

8. Calculeer meer tijd in om te reizen.
Met minder vluchten en meer veiligheidsprocedures, zal er minder beschikbaarheid zijn en zullen wachtrijen op luchthavens langer zijn dan voorheen. Vooruit boeken en plannen voorkomt dat reizigers een vlucht missen.

9. Werk nauw samen met uw reisorganisatie.
De nieuwe COVID-19-webpagina’s van Key Travel zijn bedoeld om contact te houden, ervaringen te delen en onze klanten te infomeren over het laatste nieuws – van het beleid van luchtvaartmaatschappijen en hotels tot internationale grensinformatie.

10. Bescherm de gezondheid en het welzijn van uw reizigers.
Minder vluchten, minder flexibiliteit, nieuwe risico’s en beperkingen, kunnen aardig wat stress geven. Maak concrete plannen om het emotionele welzijn en de geestelijke gezondheid van uw collega’s te ondersteunen, ook als onderdeel van uw zorgplichtbeleid. Bekijk eventuele behoeften aan beschermende uitrusting en hoe te voldoen aan isolatie- / quarantaineprocedures.