10 conseils pour le planning des Travel Managers au-delà du COVID-19

10 conseils pour le planning des Travel Managers au-delà du COVID-19 08 May 2020

À quoi ressemblera le voyage une fois que le monde rouvrira ses portes après le coronavirus? Voici quelques conseils de bonnes pratiques basés sur nos conversations récentes avec les principaux clients de Travel.

Au cours des prochaines semaines, nous partagerons plus d’informations sur chaque point pour vous aider à rester en sécurité et à planifier à l’avance.

1. Mettre en place un groupe de travail post-COVID-19.
Une petite équipe centralisée représentant différentes compétences et perspectives, telles que les ressources humaines, les finances et les risques / sécurité, peut tracer la voie à suivre et convenir d’une approche bien pensée et partagée en fonction de la taille et des besoins de votre organisation, reflétant les pratiques actuelles de voyage des employés et donner la priorité à la sécurité.

2. Définissez de ce que signifie un voyage «essentiel» pendant la période de transition.
À mesure que les frontières s’ouvrent et que les restrictions se relâchent, de nombreuses personnes peuvent penser qu’elles ont des raisons urgentes de voyager. Définissez les critères généraux et les déclencheurs de votre organisation: qui sera autorisé à voyager (dans votre pays et à l’étranger), quand, vers quelles destinations et dans quel but?

3. Communiquez votre plan
de reprise des voyages en toute sécurité à toutes les parties prenantes, en définissant des attentes claires et des définitions de ce que signifie un voyage «essentiel» et «urgent». Expliquez des alternatives, telles que l’utilisation d’une voiture au lieu des transports publics et la technologie pour les réunions virtuelles. Gardez également à l’esprit que certaines personnes peuvent ne pas se sentir prêtes à voyager.

4. Établir un processus clair pour l’organisation des voyages,
y compris des conseils simples sur la façon de demander et d’organiser des voyages, des contrôles des risques bien définis et, idéalement, un système d’autorisation de voyage en une seule étape.

5. Passez en revue vos procédures de gestion des risques et des crises,
en vous assurant qu’elles reflètent les nouveaux enseignements tirés de la lutte contre le COVID-19, tels que l’évacuation et le rapatriement, et en protégeant les voyageurs pendant les fermetures de frontières et les restrictions de quarantaine. Notre récent webinaire couvre de nombreux aspects différents de la gestion des risques et des crises qui méritent d’être examinés.

6. Passez en revue vos politiques de voyage et d’obligation de diligence
pour refléter les nouveaux apprentissages, critères et processus de voyage de bout en bout. Envisagez d’ajouter de nouveaux critères pour les voyages durables. Votre politique de devoir de diligence devrait couvrir toutes les éventualités, y compris une future crise sanitaire, en définissant également les attentes concernant le comportement des voyageurs.

7. Réservez en ligne de manière flexible.
Au cours de la première vague de coronavirus, les organisations proposant des réservations de voyages en ligne flexibles ont bénéficié de la possibilité de réserver ou d’annuler facilement. Nos tarifs uniques destinés aux organisations à but non lucratif incluent des modifications et annulations gratuites, des extras tels que des bagages supplémentaires, et sont presque toujours moins chers que les tarifs classiques des compagnies aériennes.

8. Travaillez en étroite collaboration avec votre agence de voyage.
Les nouvelles pages Web COVID-19 de Key Travel visent à rester en contact, à partager les enseignements et à informer nos clients des dernières actualités, des politiques commerciales des compagnies aériennes et des hôtels ainsi que les informations sur les frontières internationales.

9. Protégez la santé et le bien-être de vos voyageurs.
Avec moins de vols, moins de flexibilité, de nouveaux risques et restrictions, le niveau de stress des voyageurs peut facilement augmenter. Faites des plans concrets pour soutenir le bien-être émotionnel et la santé mentale de vos collègues, y compris dans le cadre de votre politique de devoir de diligence. Tenez compte de tout besoin éventuel d’équipement de protection et de la manière de vous conformer aux procédures d’isolement / de quarantaine.

10. Passez en revue vos fournisseurs d’assistance d’urgence et d’assurance,
y compris leur santé financière et leur stabilité, et assurez-vous que vos collègues savent quelles précautions sont en place. Si vous travaillez avec des fournisseurs tiers, assurez-vous que les membres de votre groupe de travail connaissent bien le rôle qu’ils jouent et quelle valeur ajoutée ils apportent.